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Rollen und jeweilige Aufgaben/Funktionen in Castellum
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Unterschied globale und studienspezifische Rolle
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- Bei globalen Rollen handelt es sich um durch Castellum vordefinierte übergreifende
Rollen, die an bestimmte Nutzer*innen vergeben werden.
- Studienspezifische Rollen sind solche, die nicht global sind, sondern über die
**Mitgliederverwaltung** vom **Study Coordinator** im Rahmen bestimmter
Studien festgelegt werden.
Das bedeutet beispielsweise, dass Personen mit der globalen Rolle **Recruiter**
für alle anstehenden Studien rekrutieren können.
Im Gegensatz dazu stellen die studienspezifischen Rollen der **Recruiter**
sicher, dass nur innerhalb der definierten Studie die entsprechenden Rechte
vorhanden sind, um potentielle Proband*innen für diese Studie rekrutieren zu
können. Die studienspezifische Rolle wird durch die Studienkoordination auf
Studienebene vergeben.
Einzelne Rollen und ihre Aufgaben
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Data Protection Coordinator
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Der Personenkreis, der sich im Betrieb datenschutzrechtlicher Themen annimmt,
sollte die Rolle des **Data Protection Coordinators** in Castellum einnehmen.
Technisch stellt Castellum dazu ein Data Protection Dashboard bereit. In diesem
werden dem **Data Protection Coordinator** Proband*innen in vier Kategorien geordnet
angezeigt:
- Proband*innen, die eine Auskunft bzgl. ihrer Daten beantragt haben,
- Proband*innen, die durch einen **Subject Manager** zur Löschung vorgemerkt
wurden,
- Hiermit ist gemeint, dass ein/-e Proband*in die Löschung aller von ihm/ihr
erhobenen wissenschaftlichen Daten verlangt hat.
- Der **Data Protection Coordinator** kann die Studienteilnahmen dieses/dieser
Proband*in einsehen. Er setzt sich mit den Studienverantwortlichen in
Verbindung und verlangt die Löschung der erhobenen Studiendaten, soweit
diese noch auf den/die jeweilige/-n Proband*in zurückzuführen sind.
- Sind alle Verbindungen zu Studien entfernt, kann der/die Proband*in aus
der Datenbank gelöscht werden.
- Proband*innen, bei denen keine Rechtsgrundlage (mehr) vorliegt, um sie in der
Datenbank zu halten und
- Proband*innen, die auf Grund fehlender oder inkorrekter Angaben bzgl. ihrer
Kontaktdaten nicht kontaktierbar sind.
Der **Data Protection Coordinator** hat die Aufgabe, das Dashboard zu bereinigen,
indem Folgeschritte für die jeweiligen Kategorien eingeleitet werden.
Um derartige Folgeschritte initiieren zu können, werden dem **Data Protection Coordinator**
folgende Funktionen in der Datenbank ermöglicht:
- Studienteilnahmen einsehen und löschen,
- Studien und ihre Einstellungen einsehen und ändern,
- Studien löschen,
- Einverständniserklärungen für die Rekrutierung hochladen sowie
- Änderungen in den Merkmalen und Datensätzen von Proband*innen vornehmen.
Wir schlagen vor, die Rollen der **Receptionisten** mit Personen zu besetzen,
welche einen kontinuierlichen Überblick über den laufenden Studienbetrieb und die
jeweiligen Termine im Tagesgeschäft benötigen. Um dies zu bewerkstelligen, können
diese Personen gezielt nach Namen von anzumeldenden Proband*innen in Castellum
suchen. So ist leicht herauszufinden, für welche Studie ein/-e bestimmte/-r
Proband*in angemeldet ist und wann er/sie in welchen Raum geschickt werden muss.
Personenkreise, welche sich um die Einladungen zu Studien und die Verwaltung der
Termine kümmern, sollten die Rolle der **Recruiter** in Castellum einnehmen. Dazu
können die **Recruiter** Kontaktdaten einzelner Proband*innen einsehen, um die
Kommunikation mit ihnen herzustellen. Die Studienkoordination legt im Vorherein
einen Rekrutierungstext und abzuklärende Kriterien fest, welche die **Recruiter**
beim Rekrutieren des/der Proband*in nutzen sollten. Um Studienteilnahmen
hinzuzufügen, wird von Castellum ein Kalender bereitgestellt, welcher konsistente
Terminbuchungen ermöglicht.
In der Praxis kann es vorkommen, dass Positionen und Aufgabenstellungen eine
Kombination aus den Rollen des **Recruiters** und **Subject Managers** verlangen.
Der **Subject Manager** pflegt Datensätze von Proband*innen in Castellum ein und
nimmt Änderungen an bestehenden vor. Castellum bietet dem **Subject Manager** dazu
folgende Möglichkeiten:
- einzelne Proband*innen in der Datenbank suchen,
- Kontaktdaten und Merkmale einzelner Proband*innen einsehen, hinzufügen und
verändern sowie
- Rekrutierungseinwilligungen seitens der Proband*innen einholen.
Nehmen Personen die Rolle des **Recruiters** und zusätzlich des **Subject Managers**
ein, können sie bei Kontakten mit Proband*innen zu Rekrutierungszwecken gleichzeitig
die Datenpflege in Castellum sicherstellen. Dazu werden laufend die Merkmals- und
Adressdaten der Proband*innen aktualisiert und ergänzt.
Diese Rolle sehen wir für Mitarbeiter*innen aus dem Studienbetrieb vor, die in
einer Studie mit oder an Proband*innen wissenschaftliche Daten erheben.
Um dies mit Hilfe von Castellum umzusetzen, kann der **Study Conductor** die
Teilnahme-Pseudonyme der jeweiligen Proband*innen in der Datenbank einsehen.
Nimmt ein/-e Proband*in erstmalig an einer Studie teil, kann der **Study Conductor**
sowohl die Studieneinwilligung, als auch die Rekrutierungseinwilligung vor Ort
durch den/die Proband*in unterschreiben lassen.
Die Studienkoordination wird durch den **Study Coordinator** verkörpert. Dieser
fügt Studien in die Datenbank ein und legt Einstellungen dazu fest. Um diese
Aufgabe erfüllen zu können, kann der **Study Coordinator** folgenden Funktionen
in Castellum nachgehen:
- Studien anlegen, starten, unterbrechen und beenden,
- Filterkriterien für die Studienrekrutierung einsehen und verändern,
- Über die Mitgliederverwaltung bestimmten Personen eine Rolle innerhalb der
Studie zukommen lassen (z.B. Recruiter für die Studie festlegen),
- Vorlagen von Einverständniserklärungen für die jeweiligen Studien hochladen.