diff --git "a/Management Einwilligungserkl\303\244rungen" "b/Management Einwilligungserkl\303\244rungen" new file mode 100644 index 0000000000000000000000000000000000000000..780d00bb001065ab3e59b0b8ad172d04cd125ccb --- /dev/null +++ "b/Management Einwilligungserkl\303\244rungen" @@ -0,0 +1,131 @@ +Einwilligungsmanagement +======================== +Überprüfung der Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung +----------------------------------------------------------- + +Es gibt drei Optionen, welche eine **Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung** +rechtfertigen: +- **Einwilligung zur Rekrutierung** (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a + DSGVO) +- **Studieneinwilligung** (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO und + Art. 27 BDSG) +- **Vormundschaft** (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO und Art. + 1626, 1902 BGB) + +Castellum ist hauptsächlich für die Verwaltung von Rekrutierungseinwilligungen +vorgesehen. Studieneinwilligungen müssen von der Datenbank losgelöst von den +jeweiligen Studienleiter*innen auf Durchführungsebene eingeholt werden + +1. Logge dich bei Castellum ein, indem du deinen MPIB-Nutzernamen und -Passwort + eingibst + +2. Klicke auf **Admin** auf der Startseite + +3. Gehe zu **Consent documents** im Bereich **Subjects** + - Dort siehst du eine Liste aller bereits erstellten Einwilligungsdokumente + - Als zusätzliche Informationen werden das Datum der Erstellung und die + Gültigkeit des Einwilligungsdokuments angezeigt + +Einwilligungsdokumente updaten +------------------------------ +Einwilligungsdokumente werden als ungültig markiert, wenn eine Gesetzesänderung +eintritt, wesentliche Änderungen am alten Dokument vorgenommen wurden oder andere +Gründe die Unterzeichnung eines neuen Dokuments durch den/die Proband*in erfordern + +1. Es gibt zwei Möglichkeiten, die umgesetzt werden können, wenn ein + Einwilligungsdokument ungültig wird. + - Gehe für beide Optionen zuerst auf **Admin** auf der Startseite > **Consent + documents** > klicke auf das Erstelldatum des Einwilligungsdokuments, das + geändert werden soll + +1.1. Das Einwilligungsdokument kann als **Ist gültig** UND **Ist überholt** + markiert werden + - **Ist überholt** kann als eine Art Zwischenschritt angesehen werden im + Prozess, in dem ein gültiges Einwilligungsdokument zu einem ungültigen + erklärt wird + - Sind beide Checkboxen markiert, können die Proband*innen in der Datenbank + verbleiben und rekrutiert werden. Jedoch sollte eine neue Einwilligungserklärung + schnellstmöglich eingeholt werden + +1.2. Wird die Checkbox **Ist überholt** markiert, **Ist gültig** jedoch nicht, + gilt das Einwilligungsdokument generell als nicht mehr gültig + - Wenn die Ungültigkeit des Dokuments gespeichert wird, gibt es keine + Rekrutierungseinwilligungen von Proband*innen mehr in der Datenbank + Dies trifft nicht zu, wenn sich die **Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung** + auf eine **Studieneinwilligung** oder eine **Vormundschaft** beruft + Die rechtlichen Grundlagen für die Datenverarbeitung können für jede*n + einzelne*n Proband*in eingesehen werden, indem folgende Anweisungen befolgt + werden: + + - Gehe zu **Proband*innen** auf der Startseite + - Gib Vor- und Nachnamen des/der Proband*in ein und klicke auf **Absenden** + - Gehe auf **Details** neben dem/der entsprechenden Proband*in + - In der Registerkarte **Übersicht** siehst du die drei möglichen + **Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung** und welche davon für den/die + jeweilige*n Proband*in gelten + +2. Möchtest du ein aktuelles Einwilligungsdokument hochladen, gehe folgenden Schritten + nach: + - Klicke auf **Admin** auf der Startseite + - Gehe unten zu **Consent documents** + - Klicke auf **Consent Document hinzufügen** (grau hinterlegtes Oval) + - Wähle eine Datei aus + - Klicke auf eine der Speicheroptionen + +Löschung eines Einwilligungsdokuments +------------------------------------- +1. Klicke auf **Admin** auf der Startseite + +2. Gehe unten zu **Consent documents** + +3. Wähle das zu löschende Einwilligungsdokument aus + +4. Klicke unten auf **Löschen** + +5. Bestätige die Rückfrage dazu, ob die Version gelöscht werden soll, indem du + auf **Ja, ich bin sicher** klickst + +Wartung der Rekrutierungseinwilligungen +--------------------------------------- +Um einen Überblick über alle Proband*innen zu erhalten, für die eine neue +Rekrutierungseinwilligung erforderlich ist, gehe wie folgt vor: + +1. Klicke auf **Proband*innen** auf der Startseite + +2. Wähle den blauen Button **Wartung** aus + +3. Gehe zum vierten Reiter **Einwilligung** + - In einer Liste werden die Proband*innen angezeigt, deren Einwilligung nicht + mehr aktuell ist + +4. Klicke auf **Details** neben der Angabe **Zuletzt aktualisiert am: XY** + - Eine neue Registerkarte wird für jede*n Proband*in geöffnet, für welche*n + die Einwilligung ungültig ist + +5. Gehe zum vierten Reiter **Datenschutz** + - Dort wird dir ein orange hinterlegtes Feld angezeigt mit folgendem Inhalt: + **Da sich die gegenwärtige Einwilligung auf ein veraltetes Dokument bezieht + wird sie demnächst ablaufen und die Rekrutierungseinwilligung somit ungültig + machen. Bitte kontaktieren Sie die Proband*in um die Einwilligung in die + aktuellste Erklärung einzuholen oder den Widerruf der Einwilligung festzuhalten. + Diese Nachricht wird verschwinden sobald Sie den Wert der Checkbox ändern.** + +6. Hole eine aktuelle Rekrutierungseinwilligung entweder per E-Mail, telefonisch + oder per Post ein + - Als Zwischenschritt klicke die Checkbox **Einwilligung zur Rekrutierung** + einmal an. So vermerkst du, dass auf eine Bestätigung durch den/die Proband*in + gewartet wird + +7. Wenn der/die Proband*in dem aktuellen Einwilligungsdokument zustimmt oder + seine/ihre Zustimmung zurückzieht, muss dies entsprechend kenntlich gemacht + werden + - Stimmt der/die Proband*in dem aktuellen Dokument zu, klicke auf **Bestätigen** + unter **Einwilligung zur Rekrutierung** und drücke **Speichern** + - Wenn der/die Betreffende eine Löschung nach DSGVO verlangt, klicke auf **Zur + Löschung vorgemerkt** und speichere die Eingabe + + + + + +