diff --git a/Rollen und Aufgaben b/Rollen und Aufgaben new file mode 100644 index 0000000000000000000000000000000000000000..1512d3f7750eedda87dd3065ba7d0b2d451daf65 --- /dev/null +++ b/Rollen und Aufgaben @@ -0,0 +1,113 @@ +Rollen und jeweilige Aufgaben/Funktionen in Castellum +====================================================== + +Unterschied globale und studienspezifische Rolle +------------------------------------------------- +- Bei globalen Rollen handelt es sich um durch Castellum vordefinierte übergreifende + Rollen, die an bestimmte Nutzer*innen vergeben werden. +- Studienspezifische Rollen sind solche, die nicht global sind, sondern über die + **Mitgliederverwaltung** vom **Study Coordinator** im Rahmen bestimmter + Studien festgelegt werden. + + .. note:: + Das bedeutet beispielsweise, dass Personen mit der globalen Rolle **Recruiter** + für alle anstehenden Studien rekrutieren können. + Im Gegensatz dazu stellen die studienspezifischen Rollen der **Recruiter** + sicher, dass nur innerhalb der definierten Studie die entsprechenden Rechte + vorhanden sind, um potentielle Proband*innen für diese Studie rekrutieren zu + können. Die studienspezifische Rolle wird durch die Studienkoordination auf + Studienebene vergeben. + +Einzelne Rollen und ihre Aufgaben +---------------------------------- +Data Protection Coordinator +~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ + +Der Personenkreis, der sich im Betrieb datenschutzrechtlicher Themen annimmt, +sollte die Rolle des **Data Protection Coordinators** in Castellum einnehmen. +Technisch stellt Castellum dazu ein Data Protection Dashboard bereit. In diesem +werden dem **Data Protection Coordinator** Proband*innen in vier Kategorien geordnet +angezeigt: +- Proband*innen, die eine Auskunft bzgl. ihrer Daten beantragt haben, +- Proband*innen, die durch einen **Subject Manager** zur Löschung vorgemerkt + wurden, + - Hiermit ist gemeint, dass ein/-e Proband*in die Löschung aller von ihm/ihr + erhobenen wissenschaftlichen Daten verlangt hat. + - Der **Data Protection Coordinator** kann die Studienteilnahmen dieses/dieser + Proband*in einsehen. Er setzt sich mit den Studienverantwortlichen in + Verbindung und verlangt die Löschung der erhobenen Studiendaten, soweit + diese noch auf den/die jeweilige/-n Proband*in zurückzuführen sind. + - Sind alle Verbindungen zu Studien entfernt, kann der/die Proband*in aus + der Datenbank gelöscht werden. +- Proband*innen, bei denen keine Rechtsgrundlage (mehr) vorliegt, um sie in der + Datenbank zu halten und +- Proband*innen, die auf Grund fehlender oder inkorrekter Angaben bzgl. ihrer + Kontaktdaten nicht kontaktierbar sind. +Der **Data Protection Coordinator** hat die Aufgabe, das Dashboard zu bereinigen, +indem Folgeschritte für die jeweiligen Kategorien eingeleitet werden. +Um derartige Folgeschritte initiieren zu können, werden dem **Data Protection Coordinator** +folgende Funktionen in der Datenbank ermöglicht: +- Studienteilnahmen einsehen und löschen, +- Studien und ihre Einstellungen einsehen und ändern, +- Studien löschen, +- Einverständniserklärungen für die Rekrutierung hochladen sowie +- Änderungen in den Merkmalen und Datensätzen von Proband*innen vornehmen. + +Receptionist +~~~~~~~~~~~~ +Wir schlagen vor, die Rollen der **Receptionisten** mit Personen zu besetzen, +welche einen kontinuierlichen Überblick über den laufenden Studienbetrieb und die +jeweiligen Termine im Tagesgeschäft benötigen. Um dies zu bewerkstelligen, können +diese Personen gezielt nach Namen von anzumeldenden Proband*innen in Castellum +suchen. So ist leicht herauszufinden, für welche Studie ein/-e bestimmte/-r +Proband*in angemeldet ist und wann er/sie in welchen Raum geschickt werden muss. + +Recruiter +~~~~~~~~~ +Personenkreise, welche sich um die Einladungen zu Studien und die Verwaltung der +Termine kümmern, sollten die Rolle der **Recruiter** in Castellum einnehmen. Dazu +können die **Recruiter** Kontaktdaten einzelner Proband*innen einsehen, um die +Kommunikation mit ihnen herzustellen. Die Studienkoordination legt im Vorherein +einen Rekrutierungstext und abzuklärende Kriterien fest, welche die **Recruiter** +beim Rekrutieren des/der Proband*in nutzen sollten. Um Studienteilnahmen +hinzuzufügen, wird von Castellum ein Kalender bereitgestellt, welcher konsistente +Terminbuchungen ermöglicht. +In der Praxis kann es vorkommen, dass Positionen und Aufgabenstellungen eine +Kombination aus den Rollen des **Recruiters** und **Subject Managers** verlangen. + +Subject Manager +~~~~~~~~~~~~~~~ +Der **Subject Manager** pflegt Datensätze von Proband*innen in Castellum ein und +nimmt Änderungen an bestehenden vor. Castellum bietet dem **Subject Manager** dazu +folgende Möglichkeiten: +- einzelne Proband*innen in der Datenbank suchen, +- Kontaktdaten und Merkmale einzelner Proband*innen einsehen, hinzufügen und + verändern sowie +- Rekrutierungseinwilligungen seitens der Proband*innen einholen. +Nehmen Personen die Rolle des **Recruiters** und zusätzlich des **Subject Managers** +ein, können sie bei Kontakten mit Proband*innen zu Rekrutierungszwecken gleichzeitig +die Datenpflege in Castellum sicherstellen. Dazu werden laufend die Merkmals- und +Adressdaten der Proband*innen aktualisiert und ergänzt. + +Study Conductor +~~~~~~~~~~~~~~~ +Diese Rolle sehen wir für Mitarbeiter*innen aus dem Studienbetrieb vor, die in +einer Studie mit oder an Proband*innen wissenschaftliche Daten erheben. +Um dies mit Hilfe von Castellum umzusetzen, kann der **Study Conductor** die +Teilnahme-Pseudonyme der jeweiligen Proband*innen in der Datenbank einsehen. +Nimmt ein/-e Proband*in erstmalig an einer Studie teil, kann der **Study Conductor** +sowohl die Studieneinwilligung, als auch die Rekrutierungseinwilligung vor Ort +durch den/die Proband*in unterschreiben lassen. + +Study Coordinator +~~~~~~~~~~~~~~~~~ +Die Studienkoordination wird durch den **Study Coordinator** verkörpert. Dieser +fügt Studien in die Datenbank ein und legt Einstellungen dazu fest. Um diese +Aufgabe erfüllen zu können, kann der **Study Coordinator** folgenden Funktionen +in Castellum nachgehen: +- Studien anlegen, starten, unterbrechen und beenden, +- Filterkriterien für die Studienrekrutierung einsehen und verändern, +- Über die Mitgliederverwaltung bestimmten Personen eine Rolle innerhalb der + Studie zukommen lassen (z.B. Recruiter für die Studie festlegen), +- Rekrutierungstexte festlegen und +- Vorlagen von Einverständniserklärungen für die jeweiligen Studien hochladen.